WYTYCZNE

dla oferentów ubiegających się o dotację z budżetu Gminy Ostróda
na realizację zadań publicznych w ramach 
otwartego konkursu ofert w 2010 roku

Samorząd Gminy Ostróda
Marzec 2010

Spis treści

CZĘŚĆ I – INFORMACJE OGÓLNE
1. Wprowadzenie........................................................................................................................3
2. Zadania realizowane w ramach otwartego konkursu ofert w 2010 r......................................3
3. Rodzaje, formy i kwoty środków przeznaczonych w 2010 r. na  realizację poszczególnych zadań...........................................................................................................................................3
4. Podmioty uprawnione do składania ofert...............................................................................5
5. Zasady składania ofert............................................................................................................5
6. Termin, miejsce składnia i otwarcia ofert...............................................................................6
7. Tryb rozpatrywania ofert.........................................................................................................7
8. Termin i warunki realizacji zadania........................................................................................8
9. Kryteria formalne i merytoryczne oceny ofert........................................................................9

CZĘŚĆ II – ZAŁĄCZNIKI DO WYTYCZNYCH
Załącznik nr 1 – Treść ogłoszenia Wójta Gminy Ostróda o otwartym konkursie ofert
Załącznik nr 2 – Wzór oferty na realizację zadań powiatu
Załącznik nr 3 – Wzór umowy na realizację zadań powiatu
Załącznik nr 4 – Wzór sprawozdania końcowe z realizacji zadań powiatu

 CZĘŚĆ I – INFORMACJE OGÓLNE

1. Wprowadzenie
Opisy zadań, wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadań, zasady przyznawania dotacji, termin i warunki realizacji oraz tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert zawarte są  w niniejszym dokumencie. Ma on za zadanie ułatwić Państwu tworzenie projektów i złożenie ofert na ich realizację ze środków budżetu gminy. 
Zawarte w nim założenia określone zostały i zatwierdzone przez Radę Gminy Ostróda 
w następujących dokumentach:
- Wieloletni Programie Współpracy Gminy Ostróda z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, przyjęty Uchwałą XLI/238/10 
z dnia 29 marca 2010r.
Organizacje pozarządowe, tzw. III sektor, są ważnym partnerem władz samorządowych stymulującym rozwój naszej gminy. Silne organizacje pozarządowe 
są efektywnym partnerem w realizowaniu aktywnych polityk rynku pracy, dialogu społecznego, a także pobudzają aktywność i zaangażowanie mieszkańców. Powierzanie organizacjom pozarządowym zadań społecznych zwiększa efektywność i skuteczność 
ich realizacji. Dlatego stymulowanie rozwoju III sektora leży w interesie każdego samorządu.

2. Zadania realizowane w ramach otwartego konkursu ofert w 2010 r. 
2.1. W roku 2010 samorząd Gminy Ostróda wspierać będzie w ramach otwartego konkursu ofert organizacje pozarządowe realizujące niżej wymienione zadania:
1.	Popularyzacja piłki nożnej w środowisku wiejskim.
2.	Popularyzacja piłki siatkowej w środowisku wiejskim.
3.	Popularyzacja sportów walk Wschodu wśród dzieci i młodzieży, w tym judo i karate.
4.	Dowóz dzieci i młodzieży niepełnosprawnych z terenu Gminy Ostróda do Ośrodka Rehabilitacyjno - Edukacyjno - Wychowawczego w Ostródzie  
5.	Fundusz Stypendialny ”Równe Szanse”

3. Rodzaje, formy i kwoty środków przeznaczonych w 2010 r. na  realizację poszczególnych zadań
Poniżej zamieszczone zostały informacje co do rodzaju i form poszczególnych zadań 
w ramach otwartego konkursu ofert tzw. specyfikacje.  Komisja Konkursowa oceniać będzie spójność ofert składanych na poszczególne zadania z podanymi poniżej specyfikacjami. 
Numer 
zadania	Nazwa zadania	Rodzaj i formy realizacji	Wysokość środków przeznaczonych na realizacje zadania	
1.	Popularyzacja piłki nożnej 
w środowisku wiejkim 	Celem zadania jest propagowanie aktywnego 
i wartościowego sposobu spędzania wolnego czasu, rozwijanie zainteresowań  wśród  młodzieży, poprzez popularyzację piłki nożnej w środowisku wiejskim. Zadanie swym zasięgiem powinno objąć jak najliczniejszą rzeszę młodzieży gimnazjalnej 
i ponadgimnazjalnej. Zadanie może być realizowane poprzez :
1.	Organizację zajęć sportowo - rekreacyjnych 
z trenerami/animatorami sportu.
2.	Organizację obozów sportowych dla dzieci 
i młodzieży z terenów wiejskich.
3.	Organizacja i udział w zawodach sportowych 
na szczeblu gminy, powiatu i województwa.
4.	Zakup niezbędnego sprzętu i materiałów 
do realizacji zadania.
	101.000	
2.	Popularyzacja piłki siatkowej w środowisku wiejskim	Celem zadania jest propagowanie aktywnego 
i wartościowego sposobu spędzania wolnego czasu, rozwijanie zainteresowań  wśród  młodzieży, poprzez popularyzację piłki siatkowej w środowisku wiejskim. Zadanie swym zasięgiem powinno objąć jak najliczniejszą rzeszę młodzieży gimnazjalnej 
i ponadgimnazjalnej. Zadanie może być realizowane poprzez :
1.	Organizację zajęć sportowo - rekreacyjnych 
z trenerami/animatorami sportu.
2.	Organizację obozów sportowych dla dzieci 
i młodzieży z terenów wiejskich.
3.	Organizacja i udział w zawodach sportowych 
na szczeblu gminy, powiatu i województwa.
4.	Zakup niezbędnego sprzętu i materiałów 
do realizacji zadania.
	17.000	
3.	Popularyzacja sportów walk Wschodu wśród dzieci 
i młodzieży, w tym :

-	karate

-	judo

	Celem zadania jest propagowanie aktywnego 
i wartościowego sposobu spędzania wolnego czasu, rozwijanie zainteresowań  wśród  młodzieży, poprzez popularyzację sportów walk Wschodu wśród dzieci i młodzieży. Zadanie swym zasięgiem powinno objąć jak najliczniejszą rzeszę młodzieży gimnazjalnej 
i ponadgimnazjalnej. Zadanie może być realizowane poprzez :
1.	Organizację zajęć sportowo - rekreacyjnych 
z trenerami/animatorami sportu.
2.	Organizację obozów sportowych dla dzieci 
i młodzieży z terenów wiejskich.
3.	Organizacja i udział w zawodach sportowych 
na szczeblu gminy, powiatu i województwa.
4.	Zakup niezbędnego sprzętu i materiałów 
do realizacji zadania.
	7.000

3.500
3.500
	
4.	Dowóz dzieci i młodzieży niepełnosprawnych z terenu Gminy Ostróda do Ośrodka Rehabilitacyjno - Edukacyjno -Wychowawczego w Ostródzie  	Celem zadania  jest dowóz dzieci i młodzieży niepełnosprawnych z terenu Gminy Ostróda 
do Ośrodka Rehabilitacyjno - Edukacyjno -Wychowawczego w Ostródzie.
 	35.000	
5.	Fundusz Stypendialny ‘’Równe Sznase ‘’	Celem zadania jest pomoc stypendialna zdolnej, aktywnej i dobrze uczącej sie młodzieży z terenu Gminy Ostróda. zadanie ma na celu zintegrowanie 
i azaktywizowanie stypendystów oraz zmotywowanie ich do podejmowania współnych działań na rzecz środowiska lokalnego, zwłaszcza dla swoich rowieśników.	10.000	
		RAZEM	170.000	

4. Podmioty uprawnione do składania ofert :
Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie do składania ofert uprawnione są następujące podmioty :
1.	organizacje pozarządowe,
2.	osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa 
do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia 
i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego,
3.	stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego,
4.	spółdzielnie socjalne,
5.	spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe.

Ważne :
Potencjalni oferenci nie mogą składać i otrzymać dotacji, jeżeli nie wywiązali się z wcześniej zawartych umów na realizację zadań gminy. W takich przypadkach organizacja nie może ubiegać się o wsparcie finansowe z budżetu powiatu przez okres 3 najbliższych lat. 

5. Zasady składania ofert :
5.1 Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu konkursowym, składają pisemne   oferty na realizację zadania wg wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra   Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej  z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz.2207) (oferta stanowi załącznik nr 2 do niniejszych Wytycznych).
5.2 Formularz  oferty można pobrać u Pełnomocnika Wójta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi w Urządzie Gminy Ostróda pok. 312 lub ze strony internetowej urzędu www.gminaostroda.pl zakładka/organizacje pozarządowe.
5.3 Do oferty, należy obowiązkowo dołączyć:
- aktualny dokument rejestrowy stanowiący o podstawie prawnej działalności oferenta (aktualny oznacza, że wszystkie dane są zgodne ze stanem faktycznym na dzień składania oferty),
- sprawozdanie merytoryczne i finansowe za rok 2009, (UWAGA : sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowych powinno zawierać wszystkie trzy elementy, tj : bilans, rachunek wyników, informację dodatkową)
- obowiązujący statut lub regulamin organizacji. 
- ankietę Bazy Organizacji Pozarządowej,
Dokumenty winne być potwierdzone za zgodność z oryginałem, przez osoby uprawnione 
do działania w imieniu oferenta (pieczątki, data, podpisy), na każdej ze stron dokumentu.
5.4 Jeżeli ten sam podmiot do jednej edycji konkursu składa więcej niż jedną ofertę, załączniki mogą być dołączone do jednej oferty, którą należy wskazać  w pozostałych.
5.5 Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.

6. Termin, miejsce składnia i otwarcia ofert :
6.1 Termin składania ofert na realizację zadań określonych w pkt. 3 podanych w tabeli 
od 1-5 niniejszych Wytycznych  upływa 20 kwietnia 2010r., godz. 9.00 (decyduje data stempla pocztowego). 
6.2 Otwarcie ofert na zadania od 1 - 5 określone w pkt 3. niniejszych Wytycznych nastąpi 
w dniu 20 kwietnia 2010 r. o godz. 10.00 w sali nr 301 Urzędu Gminy Ostróda przy ulicy Jana III Sobieskiego 1.
6.3 Oferty na realizację poszczególnych zadań można złożyć drogą pocztową na poniższy adres :
Urząd Gminy Ostróda
ul. Jana III Sobieskiego 1, 14-100 Ostróda

w zaklejonych kopertach oznaczonych napisem :
„Oferta na realizację zadania publicznego w 2010 r./ nazwa zadania/numer zadania zgodny z numeracją zawartą w ogłoszeniu„
Koperta zawierać musi dane identyfikacyjne oferenta (pieczęć lub odręcznie zapisana nazwa i adres organizacji)
lub osobiście u :
Pełnomocnika Wójta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi  
ul. Jana III Sobieskiego 1  pok. 312 II piętro

6.4 Potwierdzeniem przyjęcia oferty jest postawienie datownika Urzędu Gminy Ostróda 
na kopercie z ofertą. Ofert, które wpłyną po wymaganym terminie nie będą rozpatrywane. 
6.5 Wybór oferty zostanie dokonany w ciągu 30 dni od daty otwarcia ofert.

7. Tryb rozpatrywania ofert :
7.1 Złożona w terminie i zgodnie z zasadami oferta zostaje otwarta dopiero na pierwszym posiedzeniu Komisji Konkursowej, która zostanie powołana Zarządzeniem Wójta Gminy Ostróda otwarcia ofert obecni mogą być przedstawiciele organizacji, które złożyły swoje oferty. 
7.2  Komisja Konkursowa  po otwarciu przystępuje do oceny formalnej złożonych ofert. 
Na tym etapie oferta jest sprawdzana wg kryteriów formalnych określonych w pkt. 9.1  niniejszych Wytycznych. 
7.3 W przypadku stwierdzenia braków formalnych oferent ma prawo je uzupełnić 
w nieprzekraczalnym terminie 3 dni roboczych od daty doręczenia wezwania.
7.4 Oferty, które spełniły wymogi formalne (lub  braki zostały uzupełnione  w wymaganym terminie)  zostają poddane ocenie merytorycznej wg kryteriów określonych w pkt. 9.2 niniejszych Wytycznych.
7.5 Oferty, które otrzymają, co najmniej 65 punktów zostaną uszeregowane przez Komisję Konkursową zgodnie z punktacją przyznaną w trakcie procesu oceny, w formie listy rankingowej, którą przedstawia następnie Wójtowi Gminy Ostróda do rozpatrzenia 
i ostatecznego zatwierdzenia. 
7.6 Od podjętych decyzji nie przysługuje odwołanie.
7.7  Kwota przyznanej dotacji może być niższa od wnioskowanej.
7.8 Każdy z oferentów zostanie powiadomiony na piśmie o pozytywnych lub negatywnych decyzjach Samorządu Gminy Ostróda dotyczących złożonych ofert. 
7.9 Po zatwierdzeniu oferty Wojt Gminy Ostróda zawiera z oferentem umowę na realizację zadania (wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do niniejszych Wytycznych). Uruchomienie środków na realizację zadania nastąpi na podstawie umowy zawartej pomiędzy Gminą Ostróda, a podmiotem którego oferta zostanie wybrana.
7.10 W przypadku zmian w realizacji umowy, w szczególności w ofercie, która stanowi załącznik do umowy, oferent zobowiązany jest poinformaować o tym Gminę Ostróda                    i zawrzeć stosowny aneks do umowy. 
7.11 Zadanie uważa się za zrealizowane po zatwierdzeniu sprawozdania końcowego z jego realizacji (wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 4 do niniejszych Wytycznych).

8. Termin i warunki realizacji zadania : 
8.1  Zadanie może być realizowane od dnia zakończenia naboru ofert, do końca 15 grudnia 2010 r. W szczególnych sytuacjach, uzasadnionych specyfiką projektu, termin zakończenia zadania może ulec zmianie, co zostanie określone w umowie (jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2010 r.)
8.2 Podmiot uzyskujący wsparcie ze środków samorządu gminy, jest zobowiązany 
do stosowania odpowiednich środków informowania i promowania Gminy Ostróda, 
w zależności od charakteru realizowanego projektu  np. umieszczanie herbu Gminy 
lub/i informacji: „Zrealizowano przy współudziale finansowym Samorządu Gminy Ostróda”.
8.3 Przewiduje się prowadzenie monitoringu pod względem merytorycznym realizacji zadania i kontroli pod względem finansowym zadania w trakcie jego realizacji ze strony pracowników Urzędu Gminy Ostróda.
8.4 Koszty, które nie będą pokrywane w ramach dotacji :
-	budowa, zakup budynków, zakup gruntów oraz działalność gospodarcza,
-	pokrycie deficytu działalności organizacji,
-	wsteczne finansowanie projektów,
-	pokrycie kosztów utrzymania biura organizacji (chyba, że stanowi to niezbędny element w realizacji projektu),
-	działalność polityczna i religijna,
-	przedsięwzięcia, które są dofinansowane z budżetu powiatu lub jego funduszy celowych na podstawie przepisów szczególnych,
-	finansowania profesjonalnego sportu wyczynowego,
-	wydatki inwestycyjne oraz wydatki na zakup sprzętu sportowego i innych środków trwałych. Nie dotyczy to sprzętu sportowego oraz sprzętu użytkowego niezbędnego do wykonania zadania publicznego 
8.5 Dotacji nie można wykorzystać na cele inne niż przewidziane w ofercie i uwzględnione w umowie pod rygorem zwrotu wraz z ustawowymi odsetkami. Dofinansowanie obejmuje tylko koszty związane z realizacją zadania.
8.6 Zleceniobiorca zadania może samodzielnie, po uprzednim pisemnym powiadomieniu Zleceniodawcy, dokonać przesunięć środków pomiędzy pozycjami zaktualizowanego kosztorysu w pozycjach finansowanych z otrzymanej z samorządu gminy, stanowiącego załącznik do umowy do wysokości 10% w ramach poszczególnych pozycji kosztorysu. 
8.7 Inne zmiany, przed ich przeprowadzeniem, wymagają złożenia pisemnej prośby o zmianę warunków umowy w formie aneksu pod rygorem nieważności. 

9. Kryteria formalne i merytoryczne oceny ofert :
9.1 Karta oceny formalnej projektu

KARTA OCENY FORMALNEJ PROJEKTU

Nr lub nazwa oferty
	
Lp.	Kryteria oceny formalnej projektu	TAK	NIE	UWAGI	

Kompletność dokumentów dołączonych do oferty na realizację zadania publicznego
	
1.	Oferta złożona w terminie				
2.	Podmiot uprawniony				
3.	Oferta wypełniona zgodnie z wzorem określonym 
w załączniku nr 1 do rozporządzenia MGPiPS z dnia 27.12.2005 r.				
4.	Kompletność pieczęci i podpisów osób uprawnionych				
5.	Aktualny odpis z rejestru				
6.	Sprawozdanie merytoryczne i finansowe za ostatni rok				
7.	Obowiązujący statut lub regulamin organizacji				
8.	Zgodność celów zadania z celami statutowymi organizacji.				

UWAGI:
Oferta spełnia/ nie spełnia* wymogi formalne

Uzasadnienie:.......................................................................................................................................................................................................................................................................................
Zalecenia:......................................................................................................................................

9.2 Kryteria oceny merytorycznej projektu:

KARTA OCENY PROJEKTU

Nr lub nazwa oferty
	
Lp.	Kryteria oceny projektu	Przyznana  ilość punktów	Uwagi	
1.
1.1.

1.2.

1.3.

1.4.	Przygotowanie organizacji do realizacji zadania		
	Dotychczasowe doświadczenia we współpracy z organizacją 
(m. in. ocena rzetelności i terminowości wykonywania zadań, rozliczania się z realizacji zadań itp.)	0-5
_______		
	Doświadczenie w realizacji podobnych zadań
(m. in. czy zadanie mieści się w celach statutowych organizacji, doświadczenie w zarządzaniu podobnymi projektami, uzyskane efekty, poziom merytoryczny dotychczasowych działań  w zakresie podobnych zadań, nawiązane kontakty zewnętrzne, uzyskane nagrody, uczestnictwo w specjalistycznych forach itp.)	0-5
_______		
	Posiadane zasoby lokalowe, sprzętowe i finansowe organizacji oraz partnera, dostępność dla osób niepełnosprawnych 
(m. in. posiadanie odpowiedniego lokalu do prowadzenia zadania, jego wielkość, wyposażenie w meble i sprzęt biurowy, ilość zestawów komputerowych, posiadanie dostępu do Internetu, stabilność finansowa, wielość źródeł finansowania itp.)	0-5

_______		
	Personel organizacji oraz jej partnerów w stosunku do realizacji zadania (m. in. ilość i przygotowanie zawodowe osób zatrudnionych, ilość osób współpracujących, ilość wolontariuszy itp.)	0-5
_______		
	RAZEM (maksymalnie 20 punktów)			
2.

2.1.

2.2.

2.3.

2.4.

2.5.	Sposób realizacji zadania		
	Zgodność oferty z założeniami konkursu
(m.in. czy oferta dokładanie odpowiada na potrzeby konkursu, czy koresponduje ze strategią i programami społecznymi województwa, czy jest innowacyjna, czy wnosi nowe rozwiązania itp.)	0-10
______		
	Adekwatność i jakość przyjętych metod i działań do realizacji zadania
(m. in. trafność przyjętych metod i działań, przejrzystość realizacji zadania, wykonalność zadania, jakość promocji,  czy zadanie może być realizowane przez organizację po zakończeniu finansowania z budżetu województwa itp.)	0-20

______		
	Efekty realizacji zadania w stosunku do założeń konkursu
(m.in. liczba odbiorców, świadczeń, wydarzeń itp. w stosunku do założeń konkursu, zakładane efekty ilościowe i jakościowe  w stosunku do wysokości wnioskowanej dotacji, czy przewidywany efekt jest trwały, czy może być powielany itp.)	0-10
_______		
	Zaangażowanie partnerów w realizację projektu 
(m. in. liczba, różnorodność i jakość partnerów, zakres współpracy, zarządzanie projektem uwzględniające rolę partnerów itp.)	0-5
_______		
	Harmonogram działań w odniesieniu do zadania
(m. in. realność realizacji zadania w założonych terminach, zbyt krótki lub zbyt długi okres realizacji zadania itp.)	0-5
_______		
	RAZEM (maksymalnie 50 punktów)			
3.

3.1.

3.2.

3.3.
	 Budżet zadania		
	Ogólny oraz jednostkowy koszt realizacji zadania
(m.in. czy budżet jest realny w stosunku do zadania, czy nie jest zawyżony lub zaniżony, czy wszystkie działania w realizacji zadania mają odniesienie w budżecie, czy wydatki są konieczne i uzasadnione itp.)	0-20
_______		
	Przejrzystość kalkulacji
(m. in. czy budżet jest czytelny, czy poszczególne pozycje są dostatecznie opisane, czy każdy wydatek ma odniesienie do działania, czy wszystkie pozycje budżetowe są uzasadnione itp.)	0-5
_______		
	Wkład ze źródeł innych niż budżet gminy
(m. in. czy organizacja pozyskała na realizację zadania dodatkowe środki, w jakiej wysokości? itp.)	0-5
_______		
	RAZEM (maksymalnie 30 punktów)			
	Punktacja końcowa działy 1+2+3 (maksymalnie 100 punktów)		

UWAGI
1. Minimalny próg punktowy, aby oferta spełniała warunki konkursowe – 65 pkt.  W przypadku nie osiągnięcia ww progu oceny oferta nie jest rozpatrywana. 

CZĘŚĆ II – ZAŁĄCZNIKI DO WYTYCZNYCH

Załącznik nr 1 – Treść ogłoszenia Wójta Gminy Ostróda o otwartym konkursie ofert
Załącznik nr 2 – Wzór oferty na realizację zadań publicznych
Załącznik nr 3 – Wzór umowy na realizację zadań publicznych
Załącznik nr 4 – Wzór sprawozdania końcowego z realizacji zadań publicznych

Opracowała :
Marta Romanowska  – Pełnomocnik Wójta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi