Klauzula informacyjna Gminy Ostróda w zakresie Ochrony Danych Osobowych
W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, iż na podstawie art. 13 RODO od dnia 25 maja 2018 r. będą Pani/Panu przysługiwały określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Urząd Gminy Ostróda.
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Ostróda z siedzibą przy ul. Jana III Sobieskiego 1, 14-100 Ostróda (nr tel. 89 676 07 00, adres e-mail:
).
2. W Urzędzie Gminy Ostróda powołany został z dniem 25 maja 2018 r. Inspektor Ochrony Danych Pan Artur Jabłonka, z którym można skontaktować się drogą elektroniczną pod adresem e-mail:
3. Gmina Ostróda może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe zgrupowane w poszczególnych zbiorach danych w następujących celach:
1) Akta osobowe pracowników;
2) Dane osobowe praktykantów;
3) Dane osobowe stażystów;
4) Dane osobowe wolontariuszy;
5) Dokumentacja związana z oceną ryzyka zawodowego;
6) Rejestr szkoleń bhp;
7) Rejestr wypadków przy pracy;
8) Umowy cywilnoprawne;
9) Umowy cywilnoprawne (zlecenia i dzieło);
10) Archiwum akt osobowych;
11) Rejestr zwolnień lekarskich;
12) Rejestr urlopów wychowawczych, macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich, wypoczynkowych, bezpłatnych;
13) Rejestr nagród jubileuszowych;
14) Rozliczenia kadrowo-płacowe;
15) Płatnik - rejestr ubezpieczonych;
16) Rejestr oświadczeń majątkowych wójta, zastępcy wójta, sekretarza gminy, skarbnika gminy, kierownika jednostki organizacyjnej gminy, osoby zarządzającej i członka organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz osoby wydającej decyzje administracyjne w imieniu wójta;
17) Baza korespondencyjna;
18) Lista uczestników imprez promocyjnych;
19) Rejestr udostępnianych i oddawanych w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom;
20) Obiekty sportowe umowy cywilno-prawne;
21) System informacji oświatowej;
22) Arkusze organizacyjne placówek oświatowych i aneksy;
23) Rejestr kontroli finansowej;
24) Wykaz miesięcznej faktycznej liczby uczniów w formie wychowania przedszkolnego na potrzeby rozliczenia dotacji z tytułu pobytu dziecka w przedszkolu;
25) Rejestr aktów nadania stopnia awansu zawodowego nauczycieli mianowanych;
26) Rejestr osób przystępujących do konkursów na stanowiska dyrektorów placówek oświatowych;
27) Akta osobowe dyrektorów jednostek organizacyjnych;
28) Wykaz umów dot. Zwrotu kosztów dowozu dziecka do szkoły;
29) Rejestr młodzieży spełniającej obowiązek szkolny lub obowiązek nauki w wieku 16-18 lat;
30) Wykaz pracodawców którzy otrzymali dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianych pracowników;
31) Pomoc materialna dla uczniów – stypendia;
32) Zbiór danych do analizy wynagrodzeń nauczycieli;
33) Pomoc psychologiczno-pedagogiczna;
34) Nauczanie indywidualne;
35) Zbiór danych dotyczących osób z problemem uzależnień;
36) Dokumentacja dotycząca organizacji czasu wolnego poprzez zajęcia terapeutyczne dla dzieci i młodzieży;
37) Dofinansowanie stanowisk pracy dla mieszkańców gminy Ostróda w centrum integracji;
38) Wykaz osób objętych konsultacjami psychologicznymi;
39) Monitoring wizyjny gminy;
40) Rejestr wytworzonych podpisów elektronicznych;
41) Księgi kancelaryjne;
42) Rejestr interpelacji;
43) Rejestr oświadczeń majątkowych radnych gminy;
44) Wybory;
45) Wykaz sołtysów;
46) Wykaz członków terenowych formacji OC;
47) Rejestr członków zespołów kryzysowych;
48) Rejestr i wykaz kwalifikacji wojskowej;
49) Wykaz kurierów;
50) Rejestr najemców lokali komunalnych;
51) Wykaz płatników cmentarzy komunalnych;
52) Rejestr świadczeń rzeczowych i osobistych na czas W i P;
53) Rejestr wniosków o przydział mieszkań komunalnych;
54) Centralna ewidencja i informacja o działalności gospodarczej;
55) Rejestr zezwoleń na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób;
56) Zezwolenia na sprzedaż alkoholu;
57) Archiwum zakładowe;
58) Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych;
59) Rejestr korespondencji wychodzącej;
60) Rejestr zapytań w trybie dostępu do informacji publicznej;
61) Ewidencja wydanych i utraconych dowodów osobistych;
62) Rejestr byłych mieszkańców gminy;
63) Rejestr meldunków;
64) Rejestr stałych mieszkańców gminy;
65) Rejestr stałych wyborców;
66) Rejestr zamieszkania cudzoziemców;
67) Karta dużej rodziny;
68) Skargi wnioski;
69) Zaświadczenia o zameldowaniu;
70) Zbiór wniosków o udostepnienie danych z rdo i rejestru mieszkańców;
71) Ewidencja gruntów i budynków;
72) Rejestr decyzji o podziale nieruchomości;
73) Rejestr decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizacje przedsięwzięcia;
74) Rejestr decyzji o ustalenie lokalizacji celu publicznego;
75) Rejestr decyzji o warunkach zabudowy terenu;
76) Rejestr ewidencji wydanych decyzji na wycinkę drzew;
77) Rejestr wniosków o szacowanie szkód łowieckich;
78) Rejestr wniosków dotyczących planu zagospodarowania przestrzennego;
79) Rejestr wniosków o dzierżawę gruntów;
80) Rejestr wniosków o wieczyste użytkowanie;
81) Rejestr aktów notarialnych;
82) Rejestr opłat adiacenckich i opłat planistycznych;
83) Rejestr wydanych zaświadczeń przeznaczenia działek w planie zagospodarowania;
84) Wykaz wniosków dot. Obrotu nieruchomościami stanowiącymi własność gminy;
85) Rejestr wniosków dot. Wykonania infrastruktury w zakresie budowy sieci wodno-kanalizacyjnej;
86) Rejestr oświadczeń właścicieli działek na których przebiega sieć wodno-kanalizacyjna;
87) Rejestr wniosków o zezwolenie na zajęcie pasa drogowego;
88) Rejestr wniosków o lokalizację urządzeń nie związanych z ruchem drogowym;
89) Szkolna akademia przyszłości - rozwijanie kompetencji matematyczno - przyrodniczych w klasach IV-VI;
90) Dodatki mieszkaniowe;
91) Dodatki energetyczne;
92) Rejestr zaświadczeń lekarskich, badań psychologicznych dot. Wskazań do uprawnienia prowadzenia pojazdów uprzywilejowanych OSP;
93) Rejestr umów zleceń konserwatorów sprzętu mechanicznego OSP;
94) Rejestr osób skazanych na prace społeczne w ramach wykonywanej kary;
95) Rejestr wniosków i umów dot. Dotacji na utylizację materiałów zawierających azbest, budowę przydomowych oczyszczalni ścieków, własnych ujęć wody i wymiany kotłów grzewczych;
96) Ewidencja osób korzystających z dopłaty do sterylizacji zwierząt;
97) Ewidencja nieruchomości i właścicieli prowadzących gospodarkę wodno-kanalizacyjną;
98) Ewidencja członków OSP;
99) Rejestr ewidencji azbestu;
100) Rejestr podatku od nieruchomości;
101) Rejestr pojazdów i podatku od środków transportowych;
102) Rejestr podatku rolnego i leśnego;
103) Rejestr wniosków rolników posiadających grunty na terenie gminy o zwrot podatku akcyzowego za zakupiony olej napędowy;
104) Rejestr podatników od towarów i usług VAT;
105) Rejestr najemców czynszu mieszkaniowego i dzierżawnego;
106) Rejestr spłaty mienia komunalnego;
107) Rejestr wieczystych użytkowników i dzierżawców gruntów;
108)Opłata adiacencka;
109) Dokumentacja księgowa;
110) Deklaracje podatkowe;
111) Kartoteki analityczne pożyczek mieszkaniowych;
112) System bankowości;
113) Opłaty cmentarne, darowizny, opłaty za świetlicę;
114) Rejestr zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu;
115) Deklaracje rozliczeniowe pracowników z ZUS;
116) Deklaracje roczne PIT.
117) Zamówienia publiczne
4. W związku z przetwarzaniem danych w celach wskazanych w ust. 3, Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
1) Ministerstwo Finansów;
2) Generalny Inspektor Informacji Finansowej;
3) Policja, Prokuratura, sądy;
4) ABW, CBA, CBŚ, itp.;
5) inne podmioty uprawnione do odbioru Pani/Pana danych, w tym państwa trzecie, nienależące do UE, w uzasadnionych przypadkach i na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w ramach dokumentacji prowadzonej przez Gminę Ostróda w formie papierowej i elektronicznej na podstawie przepisów prawa, przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w ust. 3, lecz nie krócej, niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji. Oznacza to, że dane osobowe mogą zostać zniszczone po upływie od 5 do 50 lat, zależnie od kategorii archiwalnej danej sprawy.
6. W związku z przetwarzaniem przez Gminę Ostróda, Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do:
1) dostępu do treści danych, na podstawie art. 15 RODO z zastrzeżeniem, że udostępniane dane osobowe nie mogą ujawniać informacji niejawnych, ani naruszać tajemnic prawnie chronionych, do których zachowania zobowiązany jest Wójt Gminy Ostróda;
2) sprostowania danych, na podstawie art. 16 RODO;
3) usunięcia danych, na podstawie art. 17 RODO, przetwarzanych na podstawie Pani/Pana zgody; w pozostałych przypadkach, w których Gmina Ostróda przetwarza dane osobowe na podstawie przepisów prawa, dane mogą być usunięte po zakończeniu okresu archiwizacji;
4) ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 RODO;
5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych, na podstawie art. 21 RODO, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadków, w których Gmina Ostróda posiada uprawnienie do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa.
7. W przypadkach, w których przetwarzanie Pani/Pana danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. Pani/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
8. W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Gminę Ostróda Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego do spraw ochrony danych osobowych.
9. Przetwarzanie Pani/Pana danych może odbywać się w sposób zautomatyzowany, ale nie wiąże się to ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, a w szczególności z profilowaniem.