Projekt pn.: „Informatyzacja Urzędu i wdrożenie nowoczesnych eUsług w Gminie Ostróda”, w praktyce realizowany był od połowy 2019 roku.
Całkowita wnioskowana wartość wyniosła 1 849 272,57 zł, w tym współfinansowanie ze środków UE w kwocie: 1 557 686,68 zł.
Podpisanie umowy pomiędzy Gminą Ostróda, a Urzędem Marszałkowskim na dofinansowanie projektu nastąpiło w dniu 27 grudnia 2018 roku i było możliwe dzięki wielomiesięcznej pracy analitycznej, która pozwoliła na prawidłowe opracowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie. Sukces był tym większy, iż projekt Gminy Ostróda nie tylko zakwalifikował się do dofinansowania, ale też w wyniku oceny formalno-merytorycznej uzyskał najwyższą notę w całym Województwie Warmińsko-Mazurskim, plasując się na pierwszym miejscu listy wszystkich projektów wybranych do dofinansowania w konkursie w ramach Osi priorytetowej 3 Cyfrowy Region, Działanie 3.1.
Projekt realizowany był w ramach zadań wyszczególnionych we wniosku o dofinansowanie:
Zadanie 1 Zakup Usługi Wykonania SWI.
Zadanie 2 Zakup Usługi Inżyniera Projektu.
Zadanie 3-1 Zakup i Wdrożenie eUsług (wymiana całego systemu dziedzinowego urzędu w tym oprogramowania finansowo-księgowego, uruchomienie portalu eUsług, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, uruchomienie portalu eKonsultacji społecznych).
Zadanie 3-2 Zakup Kserokopiarek Wielofunkcyjnych
Zadanie 4 Zakup i Wdrożenie eUsług wspierających NGO.
Zadanie 5 Zakup i Wdrożenie eUsług eRada.
Zadanie 6 Doposażenie dla aplikacji eRada.
Zadanie 7 Doposażenie Serwerowni.
Zadanie 8 Doposażenie Sieci.
Zadanie 9 Zakup Centralnego UPS.
Zadanie 10 Zakup Aplikacji Antywirusowych.
Zadanie 11 Poprawa Bezpieczeństwa Serwerowni (wymiana systemu monitoringu).
Zadanie 12 Wyposażenie stanowisk komputerowych.
Zadanie 13-1 Szkolenie - Dane Osobowe
Zadanie 13-2 Szkolenie - eUsługi
Zadanie 13-3 Szkolenie - eRada
Zadanie 13-4 Szkolenie - NGO
Zadanie 13-5 Szkolenie - Admin
Zadanie 14 Wykonanie Audytu KRI.
Zadanie 15 Promocja projektu.
Przybliżając w ogólnym zarysie proces wdrażania i realizacji projektu należy wskazać na jedno z najważniejszych zadań, które było najbardziej skomplikowane, wymagało wielu miesięcy planowania, a przede wszystkim zaangażowania i ponad rocznej pracy większości urzędników. Mowa tutaj o zadaniu pn. Zakup i Wdrożenie eUsług (wymiana całego systemu dziedzinowego urzędu w tym oprogramowania finansowo-księgowego, uruchomienie portalu eUsług, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, uruchomienie portalu eKonsultacji społecznych).
Umowę na realizację tego zadania podpisano 27 kwietnia 2022 roku z firmą ZETO Projekt Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie, a całkowita wartość zadania wyniosła 768 750,00 zł.
Był to jeden z najważniejszych i końcowych etapów wdrażania projektu na informatyzację Urzędu, ponieważ realizacja tego zadania pozwoliła na wymianę całego oprogramowania dziedzinowego dotychczas użytkowanego w urzędzie i wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dopiero na bazie tych dwóch elementów, jest możliwe funkcjonowanie portalu z eUsługami dla mieszkańców Gminy Ostróda www.euslugi.gminaostroda.pl.
Jest to system, który daje możliwość interakcji obywatela z systemami informatycznymi Urzędu. Początkowo portal z eUsługami pozwoli realizować kilkadziesiąt różnych spraw, sprawdzać ich status, umożliwić płatności internetowe. Wiele danych będzie wstępnie pobieranych z systemów dziedzinowych Urzędu, co pozwoli użytkownikom na bardziej przyjazny sposób realizacji spraw, a tym samym ograniczy konieczność przychodzenia do Urzędu. Wykaz eUslug które wdrożono w ramach projektu:
1. eWysyłka tytułów wykonawczych do Urzędów Skarbowych. (usługa A2A)
2. Automatyczna wysyłka PIT do Ministerstwa Finansów. (usługa A2A)
3. eUsługa eTożsamość. (usługa A2A)
4. eUsługa elnteresant. (usługa A2B, A2C)
5. eUsługa Udział w konsultacjach społecznych niesformalizowanych otwartych.
6. eUsługa Udział w konsultacjach społecznych niesformalizowanych zamkniętych.
7. eUsługa Udział w konsultacjach społecznych sformalizowanych otwartych.
8. eUsługa Udział w konsultacjach społecznych sformalizowanych zamkniętych.
9. eUsługa Zgłoszenie obywatelskiej inicjatywy uchwałodawczej.
10. eUsługa Zgłoszenie wniosku w sprawie inicjacji konsultacji społecznych.
11. eUsługa Udział w konsultacjach społecznych w ramach uprawnionej grupy.
12. eUsługa ePetycje.
13. eUsługa wniosek do Rady.
14. eUsługa eWnioski i Skargi.
15. eUsługa Informacja w sprawie podatku leśnego IL-1.
16. eUsługa Informacja w sprawie podatku od nieruchomości IN-1.
17. eUsługa Informacja w sprawie podatku rolnego IR-1.
18. eUsługa Korekta informacji w sprawie podatku leśnego IL-1.
19. eUsługa Korekta informacji w sprawie podatku od nieruchomości 1 N-l.
20. eUsługa Korekta informacji w sprawie podatku rolnego IR-1.
21. eUsługa Zgłoszenie wygaśnięcia obowiązku podatku leśnego IL-1.
22. eUsługa Zgłoszenie wygaśnięcia obowiązku podatku od nieruchomości IN-1.
23. eUsługa Zgłoszenie wygaśnięcia obowiązku podatku rolnego IR-1.
24. eUsługa Deklaracja na podatek leśny DL-1.
25. eUsługa Deklaracja na podatek od nieruchomości DN-1.
26. eUsługa deklaracja na podatek rolny DR-1.
27. eUsługa korekta deklaracji na podatek leśny DL-1.
28. eUsługa korekta deklaracji na podatek od nieruchomości DN-1.
29. eUsługa korekta deklaracji na podatek rolny DR-1.
30. eUsługa zgłoszenie wygaśnięcia dla podatku - leśny DL-1.
31. eUsługa zgłoszenie wygaśnięcia dla podatku - nieruchomości DN-1.
32. eUsługa zgłoszenie wygaśnięcia dla podatku - rolny DR-1.
33. eUsługa deklaracja na podatek od środków transportowych DT-1.
34. eUsługa Korekta deklaracji na podatek od środków transportowych.
35. eUsługa Zgłoszenie wygaśnięcia obowiązku podatkowego od środków transportowych.
36. eUsługa Informacja publiczna Wniosek o udzielenie informacji publicznej.
37. eUsługa Wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości.
38. eUsługa Wydanie zaświadczenia o figurowaniu / niefigurowaniu w ewidencji podatników.
39. eUsługa Nadanie numeru porządkowego.
40. eUsługa Wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego.
41. eUsługa dokonywanie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
42. eUsługa Zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego.
43. eUsługa Wydanie dowodu osobistego.
44. eUsługa Zameldowanie na pobyt stały lub czasowy.
45. eUsługa Zgłoszenie wpisu do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.
46. eUsługa Dzierżawa lub najem nieruchomości stanowiących zasób gminy.
47. eUsługa Wymeldowanie z pobytu stałego lub czasowego.
48. eUsługa Wydanie zaświadczenia o wysokości zaległości podatkowych podatnika.
49. eUsługa Wniosek w sprawach ulg (umorzeń, odroczeń, rat) - osoby fizyczne.
50. eUsługa Wniosek w sprawach ulg (umorzeń, odroczeń, rat) - osoby prawne.
51. eUsługa Zaliczenie nadpłaty podatku na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.
52. eUsługa Wydanie zaświadczenie z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców
Żeby możliwe było zrealizowanie umowy na uruchomienie eUsług, najpierw należało wymienić bazę sprzętową Urzędu. Było to zrealizowane w ramach pozostałych zadań na jakie projekt został podzielony.
I tak od połowy 2019 roku do końca 2021 roku zrealizowano usługę wykonania SWI, zakontraktowano usługę Inżyniera Projektu, zakupiono dwa wysokowydajne urządzenia wielofunkcyjne (kserokopiarki), uruchomiono system eUsług wspierający NGO (portal internetowy z 5-letnim wsparciem abonamentowym), wdrożono elektroniczny system wspierający biuro Rady Gminy Ostróda i Radnych wraz z systemem transmisji posiedzeń online.
Dodatkowo wymieniono system nagłośnienia sali sesyjnej, a także wyposażono salę sesyjną w cały potrzebny osprzęt w tym m.in w kamery do transmisji online i telewizor do wyświetlania bieżących wyników głosowania. Kolejną częścią systemu eRada był zakup laptopów dla radnych i biura rady co umożliwiło elektroniczne głosowanie podczas posiedzeń Rady Gminy, a także umożliwiło zrezygnowanie z dokumentacji papierowej.
Ponadto w ramach zabezpieczenia systemów teleinformatycznych, systemów zasilania i ochrony sprzętowej, zakupiono router sprzętowy i system antywirusowy z licencjami abonamentowymi na 5 lat, a także centralny UPS o mocy 15kW do serwerowni. Dodatkowo zamontowano system monitoringu dla budynku i serwerowni Urzędu Gminy Ostróda.
Jednym z większych zadań dotychczas zrealizowanych w ramach projektu było kompleksowe wyposażenie stanowisk pracy w Urzędzie Gminy Ostróda w postaci wymiany między innymi 42 zestawów komputerowych.
Kolejnym bardzo ważnym zadaniem było gruntowne doposażenie serwerowni polegające na wymianie systemu klimatyzacji, dostarczeniu dwóch wysokowydajnych serwerów z oprogramowaniem, osprzętu sieciowego tzw. switchy w tym jednego głównego zarządzającego, wymianie szaf serwerowych, okablowania, macierzy dyskowej w postaci serwera NAS, a także usługi związanej ze specjalistycznym szkoleniem dla administratorów od renomowanej firmy DAGMA Sp. z o.o.
Należy zwrócić uwagę na to, iż modernizacja serwerowni i wdrożenie nowoczesnych eUsług dostarczonych wcześniej przez firmą ZETO Projekt Sp. z o.o. są ze sobą komplementarne, ponieważ tak skomplikowane systemy dziedzinowe i oprogramowanie wymagają olbrzymiej mocy obliczeniowej, a modernizacja serwerowni była podstawowym elementem układanki dającym możliwość ostatecznie na prawidłowe działanie tych wszystkich systemów.
Ponadto w ramach projektu wykonano certyfikowany audyt KRI a urzędnicy zostali przeszkoleni z ochrony danych osobowych.
Wartość wszystkich zrealizowanych zadań wyniosła ponad 1,8 mln zł, a więc w praktyce prawie całe zakontraktowane środki we wniosku zostały wykorzystane zgodnie z projektem.
